La informática es hoy en día un conocimiento indispensable que hay que adquirir, sea cual sea el campo de trabajo. Para dominarla, es necesario aprender a utilizar las aplicaciones que la componen, entre ellas Microsoft Excel. Así, Excel es conocido por su eficacia y calidad en la gestión, organización y uso de datos cruciales. Sin embargo, esta aplicación con múltiples funciones es la más compleja de Microsoft Office. Descubre algunos consejos para dominar fácilmente Excel y convertirte en un profesional.
Los atajos de teclado de Microsoft Excel
Excel es un software difícil de dominar debido a sus numerosas funciones. Sin embargo, existen pequeños métodos y trucos que puedes descubrir en apprendreexcel.com que permiten ser más productivo, como los atajos. Así, las combinaciones Ctrl+S y Ctrl+C sirven respectivamente para guardar un documento y copiar un elemento. Además, de manera específica, hay otros atajos en Excel que son:
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- F9 para recalcular los datos;
- CTRL+ ; (punto y coma) para insertar la fecha del día;
- CTRL+ : (dos puntos) que permite insertar la hora;
- F5 que da acceso a una celda o tabla;
- CTRL+Espacio para seleccionar una columna activa;
- CTRL+A para seleccionar toda una hoja;
- SHIFT+Espacio para seleccionar una fila activa;
- CTRL+ALT+V que sirve para hacer un pegado especial (para pegar solo los datos, etc.);
- ALT+= que permite insertar una suma automática;
- CTRL+F1 para ocultar y luego mostrar la cinta de funcionalidades, etc.
Nombrar una tabla de Excel
Es importante nombrar una tabla creada en Excel para poder localizarla fácilmente entre otros archivos o por cualquier otra razón. Para hacerlo, hay que:
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- Seleccionar la página a nombrar;
- Hacer clic en el campo ubicado a tu izquierda debajo de la cinta;
- Escribir el nombre que deseas darle.
Una vez que el archivo está nombrado, te será más fácil utilizar luego los datos de la tabla. Además, solo necesitas hacer clic en la pestaña Fórmulas de la cinta para acceder al gestor de nombres.
Las diferentes funciones en Excel
Existen muchas funciones en Excel que desempeñan varios roles como hacer cálculos, buscar datos o incluso obtener información. Así, simplemente haz clic en el ícono Fx visible en la cinta para insertar una función. Las celdas que contienen una función son fáciles de identificar ya que comienzan con el carácter =. Sin embargo, es más fácil acceder directamente a las funciones que dominas gracias a la combinación = seguida del nombre de la función de una celda dada.
Copiar y pegar una función
La creación de una tabla es bastante fácil, ya que sus funciones, siendo sucesivas, suelen ser las mismas. Así, es importante saber que ciertas reglas son aplicables en Excel cuando se trata de copiar y pegar una función para mantener una cierta lógica en tus cálculos. Por lo tanto, se tratará de copiar, por ejemplo, una función (F2) y pegarla en (F3) para tener una suma lógica de los datos de la tercera fila.
Inserción de una fila o columna
Para realizar la inserción de una fila o columna, debes hacer un clic derecho sobre el número de la fila. Esto es válido para la creación de una columna (aquí debes hacer clic sobre la letra de la columna). La fila o columna se insertará antes. También puedes hacerlo a través de la pestaña Inicio de la cinta. Este método también permite eliminar una fila o columna.
Existen varios otros métodos y formas para familiarizarse fácilmente con el software Excel.